Workflows collaboratifs : transformez vos processus en parcours fluides et maîtrisés.
Emails, tableurs, validations qui traînent : la gestion collaborative de vos données de référence ressemble trop souvent à un parcours du combattant.
Les workflows collaboratifs de Maps System transforment ces processus manuels en parcours fluides et maîtrisés. Il ne s’agit pas de remplacer vos équipes par une automatisation totale, mais de leur donner un cadre de travail intelligent. Chaque validation devient un processus maîtrisé où vos équipes savent exactement ce qu’elles doivent faire et quand.
Comment structurer la collaboration autour de vos référentiels ?
Quand les processus manuels freinent la qualité de vos données de référence
Sans tableau de bord central, impossible de connaître le statut réel des validations en cours. Les équipes perdent du temps à solliciter des collègues, fouiller dans les mails ou consulter des fichiers de suivi dispersés pour obtenir une information simple. Cette absence de vision globale empêche d’anticiper les retards et transforme le pilotage en recherche permanente d’informations.
La dépendance aux tableurs et emails multiplie les risques : copier-coller approximatifs, travail sur de mauvaises versions, données incohérentes. Une information incorrecte validée par inadvertance se propage dans vos systèmes – site e-commerce, catalogues, ERP. La qualité de vos référentiels est compromise par l’absence d’un cadre de travail structuré.
Tableaux de bord et alertes vous offrent une vision claire de vos données. Ajustez une règle, testez-en une nouvelle, mesurez l’impact : vous gardez la main tout en laissant le moteur faire le travail.
Lorsqu’une erreur est détectée, difficile de remonter à sa source : qui a modifié l’information, quand et dans quel contexte. Cette absence d’historique empêche la responsabilisation et l’analyse des erreurs récurrentes, condamnant les équipes à reproduire les mêmes dysfonctionnements.
Un pilotage centralisé pour une collaboration structurée
Avec le paramétrage des workflows dans MaPS System, vous remplacez les processus manuels chronophage par un cadre de travail collaboratif, intelligent et traçable.
Sans tableau de bord central, impossible de connaître le statut réel des validations en cours. Les équipes perdent du temps à solliciter des collègues, fouiller dans les mails ou consulter des fichiers de suivi dispersés pour obtenir une information simple. Cette absence de vision globale empêche d’anticiper les retards et transforme le pilotage en recherche permanente d’informations.
La dépendance aux tableurs et emails multiplie les risques : copier-coller approximatifs, travail sur de mauvaises versions, données incohérentes. Une information incorrecte validée par inadvertance se propage dans vos systèmes – site e-commerce, catalogues, ERP. La qualité de vos référentiels est compromise par l’absence d’un cadre de travail structuré.
Tableaux de bord et alertes vous offrent une vision claire de vos données. Ajustez une règle, testez-en une nouvelle, mesurez l’impact : vous gardez la main tout en laissant le moteur faire le travail.
Lorsqu’une erreur est détectée, difficile de remonter à sa source : qui a modifié l’information, quand et dans quel contexte. Cette absence d’historique empêche la responsabilisation et l’analyse des erreurs récurrentes, condamnant les équipes à reproduire les mêmes dysfonctionnements.
Nos workflows en action : 3 exemples
Pour illustrer le fonctionnement des workflows, voici trois cas d’usage courants, pour démontrer comment PIM et MDM orchestrent l’enrichissement, la validation et la diffusion de vos données.
Le cycle de vie d'un nouveau produit (PIM)
- Déclenchement : Un chef de produit crée une nouvelle référence d’article. Cette action déclenche automatiquement le workflow de validation.
- Enrichissement : Le workflow dirige instantanément la fiche vers deux services en même temps : l’un en charge des données techniques (attributs) et l’autre des médias (images, vidéos).
- Validation : Le système attend que les deux équipes aient validé leur travail. Une fois cette condition remplie, la fiche complète est envoyée à un responsable pour la validation finale.
Résultat : Le produit est enrichi et validé de manière fiable et rapide. Il est prêt à être publié.
L'intégration d'un nouveau point de vente (MDM)
- Déclenchement : Un nouveau « Point de vente » est créé dans le système.
- Enrichissement : Le workflow adapte les étapes suivantes en fonction du type d’activité du point de vente, par exemple « Optique » ou « Pharmacie ».
- Validation : La fiche est ensuite envoyée simultanément à 4 équipes (Merch, Web, Agencement, Dates) pour des contrôles spécifiques à chaque métier.
Résultat : Le point de vente est activé uniquement après la validation de tous les services. Le processus est fiable, collaboratif et considérablement accéléré.
Enrichissement par l'IA, piloté par l'humain
- Déclenchement & extraction IA : à la création d’un produit, le workflow lance une tâche automatisée. L’IA analyse les données brutes (photo, document fournisseur) pour extraire et renseigner les attributs factuels : le libellé, la couleur, ou encore une première description technique.
- Enrichissement stratégique (humain) : la fiche, déjà pré-remplie, est ensuite transmise à un chef de produit. Sa mission à haute valeur ajoutée est de renseigner les données métiers qui demandent une expertise humaine : l’affectation aux bonnes gammes de produits ou la définition des usages clients.
- Optimisation marketing (humain) : la fiche passe ensuite au service marketing, qui utilise l’IA pour générer des versions du descriptif adaptées à différents canaux (e-commerce, marketplaces, etc.) et optimisées pour le SEO. Le marketeur garde le contrôle final, valide et ajuste le ton.
Résultat : Les tâches répétitives sont automatisées, ce qui accélère massivement le processus. Les équipes se concentrent sur des validations et des optimisations stratégiques, garantissant une qualité de donnée optimale.
Foire aux questions (FAQ)
Une notification vous informe d’une action passée (ex: « la fiche a été modifiée »). Un workflow, ne se contente pas de notifier, il assigne la tâche à la bonne personne et permet de suivre son avancement. Il orchestre l’ensemble du processus de manière visible et tracée, là où la notification n’est qu’une simple alerte.
Non, la configuration est conçue pour être rapide et économique. La plateforme MaPS System utilise une approche « Low Code » qui permet de modéliser visuellement les processus métier sans avoir besoin de développements informatiques lourds. Les équipes peuvent ainsi dessiner et adapter leurs parcours de validation avec une grande flexibilité.
Oui, absolument. Le moteur de workflow est une fonctionnalité MDM (Master Data Management) transverse. Par exemple chez notre client HYGIE31, des processus spécifiques sont mis en place pour gérer aussi bien des « Points de Vente » que des « Tiers » ou des « Contrats ».
Le workflow est idéal pour piloter des équipes dispersées géographiquement, un challenge courant dans un contexte international. En définissant des étapes et en les assignant à des groupes d’utilisateurs (ex: « Validateurs France », « Marketing UK »), vous vous assurez que tout le monde, où qu’il soit, suit le même processus centralisé. Cela garantit la cohérence tout en s’adaptant à votre organisation.
Oui. Le workflow peut orchestrer des tâches humaines et des tâches automatisées. La plateforme est conçue pour être interopérable avec des outils d’IA externes (comme ChatGPT, Gemini, etc.). Un workflow peut par exemple automatiquement appeler une IA pour effectuer une traduction ou générer une description, puis assigner le résultat à un humain pour validation. C’est le meilleur des deux mondes : la vitesse de l’IA et le contrôle de l’expert métier.
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