Quand l’entreprise n’a pas de référentiel unique MDM, PIM, DAM
État des lieux des impacts concrets sur la gouvernance, l’efficacité opérationnelle et l’omnicanal
Les données sont fractionnées entre systèmes hétérogènes, fichiers dispersés et processus manuels. L’ERP contient une partie des informations, le CRM une autre, les équipes gèrent des compléments dans des tableurs, les contenus (images, documents, vidéos) vivent dans des drive et les mises à jour circulent par email ou via des outils métiers
Sans référentiel centralisé, l’entreprise fonctionne avec plusieurs “vérités” en parallèle. Ce n’est pas seulement un sujet IT : c’est un sujet de performance, de conformité, de time-to-market, d’expérience client et de capacité à industrialiser.
La fragmentation de la donnée et l’absence de “source de vérité”
Quand il n’existe pas de MDM, PIM, DAM comme source de référence :
- La donnée est dupliquée (plusieurs copies, plusieurs versions, plusieurs propriétaires).
- La donnée est incomplète (champs ou attributs manquants, documentation absente, médias non rattachés, pièces justificatives non disponibles, métadonnées non renseignées).
- La donnée vieillit mal (obsolescence, incohérences entre canaux, manque de traçabilité, pas de synchronisation).
- La donnée n’est pas gouvernée (qui est responsable ? qui valide ? selon quelles règles ? la traçabilité est limitée).
Le résultat est prévisible : l’entreprise dépense une énergie considérable à “réparer” l’information au lieu de l’exploiter.
Impacts sur la gouvernance : responsabilités floues, validation fragile, absence de pilotage
Sans référentiel, les mêmes difficultés reviennent systématiquement :
Les équipes cherchent, recréent, corrigent.
- Les équipes cherchent la bonne information au lieu de la trouver immédiatement.
- Les équipes recréent des contenus et des données (fichiers, versions, champs) qui existent déjà ailleurs.
- Les équipes corrigent en continu des incohérences : formats, libellés, unités, traductions, versions, statuts, droits d’usage, etc.
- Les validations sont lentes et fragiles (allers-retours email, fichiers joints, absence de statut clair “validé / publié”).
Les projets de l'entreprises ralentissent
- Les validations sont lentes et fragiles (allers-retours email, fichiers joints, absence de statut clair “validé / publié”).
- La mise en ligne d’un produit dépend de contrôles manuels et de validations informelles.
- Les projets omnicanaux deviennent des “projets d’exception” au lieu de processus industrialisés.
- Faute d’outil dédié, un outil “détourné” sert de référentiel : un drive devient un DAM implicite, un tableur devient un MDM artisanal, un back-office e-commerce devient un PIM. Résultat : interfaces lourdes, temps de chargement allongés, saisies plus lentes, et une administration qui devient un point de friction au quotidien.
Une perte de perfromance et de productivité.
Souvent, l’entreprise tente de “faire porter” ce rôle au système de gestion : mais un ERP n’est pas un MDM/PIM/DAM. L’ERP est conçu pour exécuter des flux (achats, stocks, commandes, facturation), pas pour piloter l’enrichissement collaboratif, les règles de qualité, la gestion de versions, les workflows de validation, ni la gouvernance et la diffusion omnicanale.
Les impacts sur la qualité et la fiabilité de l’information
Sans MDM/PIM/DAM, la qualité n’est pas pilotée, elle est subie. La conséquence directe : la donnée ne peut pas jouer son rôle d’accélérateur. Elle devient un facteur de risque.
Les impacts sur votre organisation
Donnez à votre entreprise les moyens d’une gestion consolidée, flexible et complète des données de référence. MaPS System MDM redéfinit les standards de la gestion des données en alliant gouvernance, évolutivité et performance opérationnelle.
Les impacts sur la gouvernance : responsabilités floues, validation fragile, absence de pilotage
Sans MDM/PIM/DAM, l’entreprise manque d’un cadre opérationnel pour :
- Définir qui est responsable de quoi (création, enrichissement, validation, publication).
- Appliquer des workflows (brouillon, en revue, validé, publié, archivé).
- Mettre en place des règles de qualité (complétude, cohérence, unicité, conformité) et les mesurer.
- Gérer la version, l’historique et l’auditabilité (qui a changé quoi, quand, pourquoi).
- Sécuriser les accès et la diffusion (droits, rôles, périmètres).
Résultat : l’organisation fonctionne en “mode réparation” permanent et dépend de personnes-clés.
Les impacts sur la performance opérationnelle et la capacité à industrialiser
Quand la donnée n’est pas centralisée, chaque nouveau besoin augmente la complexité :
- Plus de canaux, plus de pays, plus de partenaires : plus de formats, plus d’exceptions, plus de fichiers.
- Les intégrations deviennent du point-à-point, difficiles à maintenir.
- Chaque évolution (nouvelle règle, nouveau champ, nouvelle contrainte) entraîne des régressions et des reprises.
L’entreprise avance, mais elle n’industrialise pas : elle empile.
Les impacts sur la conformité et la maîtrise des risques
Sans référentiel, la conformité devient difficile à sécuriser dans la durée :
- Informations et documents réglementaires dispersés, versions incertaines.
- Risque d’utiliser une notice obsolète, un certificat expiré, une mention non conforme, un visuel non autorisé.
- Difficulté à prouver la traçabilité et la validation (audit interne/externe).
Même lorsque l’erreur est ponctuelle, l’exposition est réelle : réputation, litiges, sanctions, coûts de correction.
Les impacts sur l’expérience client et la performance commerciale
La qualité de l’information produit et média est directement visible par le client final.
- Fiches produit incomplètes, informations contradictoires selon les supports (site, marketplace, catalogue, SAV, magasin), contenus non adaptés au canal.
- Documents et médias incohérents (mauvaise version, mauvais format, manque de déclinaisons).
- Message de marque moins maîtrisé, car les contenus ne sont pas centralisés, validés et réutilisables.
Résultat : baisse de conversion, hausse des retours, augmentation des sollicitations au service client, dégradation de la confiance.
Par équipe : quand chacun compense à sa manière
IT & Data
- Intégrations point-à-point, flux spécifiques, dépendances difficiles à maintenir.
- Effets “patchwork” : chaque besoin devient un développement ou un contournement.
- Gouvernance et sécurité de la donnée plus difficiles à garantir.
Synchronisations fragiles entre ERP/CRM/outils métiers, avec des effets de bord lors des évolutions. - Difficulté à industrialiser une gouvernance des accès, des versions et des publications.
Marketing & Communication
- Difficulté à produire des contenus cohérents et réutilisables.
- Faible réactivité sur les campagnes : mises à jour longues, validations dispersées.
- Catalogue, site, supports commerciaux : versions multiples, corrections tardives.
E-commerce & Digital
- Enrichissement produit non industrialisé
- Qualité de donnée variable selon les catégories, les pays, les canaux.
- Complexité accrue pour gérer SEO, GEO, marketplaces, syndication, personnalisation.
- Administration e-commerce sur-sollicitée : le back-office s’alourdit quand il remplace un PIM, ce qui ralentit la production et augmente les risques d’erreurs.
Commerce & Réseau
- Argumentaires non alignés avec la réalité produit.
- Difficulté à retrouver la bonne documentation ou le bon média.
- Perte de crédibilité face aux clients lorsque l’information change selon le support.
Service client & Support
- Temps perdu à rechercher une information fiable.
- Augmentation des demandes liées à des fiches incomplètes ou incohérentes.
- Risque d’erreurs de réponse si la source n’est pas unique et à jour. Achats, Supply et Opérations
- Référentiels fournisseurs, articles, sites, conditions, interlocuteurs : doublons et incohérences.
- Problèmes de correspondance entre versions produit, variantes, conditionnements.
- Difficultés à consolider des informations nécessaires aux échanges et aux flux.
Achats, Supply et Opérations
- Référentiels fournisseurs, articles, sites, conditions, interlocuteurs : doublons et incohérences.
- Problèmes de correspondance entre versions produit, variantes, conditionnements.
- Difficultés à consolider des informations nécessaires aux échanges et aux flux.
Qualité, Réglementaire, Juridique
- Validation compliquée : où se trouve la “version officielle” ?
- Traçabilité limitée : qui a modifié quoi, quand, et pourquoi ?
- Risque accru de non-conformité et de communication incorrecte.
Des impacts sur vos budgets et performances.
Les impacts sur le time-to-market et la capacité à lancer
Chaque lancement (nouvelle gamme, nouvelle collection, nouveau pays, nouveau canal) expose la même faiblesse : l’information n’est pas prête au même moment pour tout le monde.
- Multiplication des allers-retours (collecte, enrichissement, validation, corrections).
- Dépendance à des personnes-clés “qui savent où est l’info”.
- Retards liés aux contenus (photos, documents, traductions, conformité).
- Mise sur le marché progressive, incomplète, ou incohérente selon les canaux.
En pratique, l’entreprise lance plus tard, ou lance avec des compromis qui se payent ensuite (retours, litiges, support, perte de confiance).
Assurez la conformité de vos données et réduisez vos risques
MaPS System vous accompagne dans le respect des normes et réglementations en automatisant le contrôle et le suivi de la conformité de vos données.
- Gestion des règles et normes sectorielles grâce aux workflows métier configurables
- Traçabilité et audit des modifications pour garantir une transparence totale
- Moteur de règles personnalisable pour appliquer automatiquement les politiques de conformité propres à votre secteur
- Protection avancée des données sensibles et gestion des accès
Des cas concrets de conformité gérés avec MaPS System :
- Passeport Produit Digital (DPP)
- PEP ecopassport®
- Règlement INCO
- Règlement MDR/IVDR
- Directive Omnibus
Un enjeu critique : éviter les sanctions et préserver votre activité
Une non-conformité aux réglementations en vigueur peut avoir des conséquences lourdes : amendes pouvant atteindre plusieurs millions d’euros, retrait de produits du marché, voire une perte de confiance des partenaires et clients.
Réduisez ces risques et garantissez une gouvernance des données en parfaite adéquation avec les exigences légales et sectorielles.
Les impacts sur les partenaires et les échanges externes
Sans référentiel central, les échanges avec l’écosystème deviennent instables :
- Fichiers différents envoyés à des partenaires différents.
- Formats non harmonisés, exigences canal par canal.
- Multiplication des retours, corrections, retards et litiges.
- Difficulté à s’aligner sur des standards métiers et à tenir des engagements de qualité.
Les coûts cachés : ce que l’on ne mesure pas toujours
Le manque de référentiel ne se traduit pas seulement par “un peu plus de travail”. Il crée des coûts récurrents :
- Temps de recherche, ressaisie, vérification, correction.
- Production de contenus en double (et parfois en triple).
- Projets digitaux plus longs et plus risqués.
- Incidents liés à des erreurs d’information (support, retours, litiges).
- Dépendance à des personnes-clés et perte de connaissance.
Ces coûts sont diffus, mais permanents. Ils freinent la croissance et la capacité d’industrialisation.
L’entreprise a besoin d’une “source de vérité”
Un référentiel (MDM, PIM, DAM) ne sert pas uniquement à stocker des données. Il sert à instaurer une discipline opérationnelle :
- Définir des responsabilités claires (qui crée, qui enrichit, qui valide).
- Mettre en place des workflows de validation et de publication.
- Appliquer des règles de qualité et des contrôles mesurables.
- Assurer la traçabilité, la gestion de versions et l’auditabilité.
- Diffuser la donnée de manière cohérente vers tous les canaux.
Sans ce cadre, l’organisation s’adapte en permanence — mais ne stabilise jamais ses processus.
Quand l’entreprise ne dispose pas d’un référentiel centralisé MDM, PIM et DAM, la donnée devient un obstacle : elle ralentit, elle fragilise, elle coûte.
À l’inverse, une source de vérité partagée permet de fiabiliser l’information, d’accélérer les lancements, d’industrialiser l’omnicanal et de reprendre le contrôle sur la qualité, la conformité et l’efficacité opérationnelle.
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